Raad van commissarissen

Groningen Seaports heeft een raad van commissarissen die bestaat uit vijf leden. De commissarissen worden benoemd door de algemene vergadering, waarbij elk van de drie deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Havenschap Groningen Seaports één bindende voordracht kan doen. De ondernemingsraad kan ten aanzien van de benoeming van één commissaris een aanbeveling doen.

Leden van de raad van commissarissen kunnen voor twee termijnen van elk vier jaar worden benoemd. In bijzondere omstandigheden die verband houden met het belang van de continuïteit van de raad van commissarissen en de uitoefening van zijn taak, kan de algemene vergadering een commissaris voor een derde periode van ten hoogste twee jaar herbenoemen.

De algemene vergadering stelt een profielschets op voor de commissarissen en houdt daarbij rekening met de aard van de onderneming, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen.

Verantwoordelijkheden, taak en werkwijze

De verantwoordelijkheden, taak en werkwijze van de raad van commissarissen zijn vastgelegd in de statuten van Groningen Seaports en in de reglementen van de directie, de raad van commissarissen en diens commissie(s).

De raad van commissarissen houdt toezicht en controleert en adviseert de directie over verschillende onderwerpen, waaronder:

• de realisatie van de doelstellingen van Groningen Seaports;

• de strategie en risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten;

• de opzet en de werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen;

• het financiële verslaggevingsproces;

• de naleving van de wet- en regelgeving.

Voorts moet de raad van commissarissen op grond van de wet en/of statuten goedkeuring verlenen aan verschillende besluiten van de directie. Dit betreft onder meer investeringen en grondtransacties met een gekapitaliseerde of (ver)koopwaarde van meer dan € 450 duizend en de strategie van de onderneming.

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van zijn taken berust bij de raad als collectief. Leden van de raad vervullen hun taak zonder mandaat en onafhankelijk van de bij de vennootschap betrokken deelbelangen.

Functioneren

De raad van commissarissen bespreekt ten minste éénmaal per jaar buiten aanwezigheid van de directie zowel zijn eigen functioneren, als dat van zijn commissie(s), als dat van de individuele leden van de raad. De raad bespreekt voorts ten minste éénmaal per jaar buiten aanwezigheid van de directie het functioneren van de directie.

Belangen

Een lid van de raad van commissarissen neemt niet deel aan de beraadslaging en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij hij een tegenstrijdig belang heeft met Groningen Seaports. Wanneer de raad van commissarissen hierdoor geen besluit kan nemen, wordt het besluit genomen door de algemene vergadering.

Bezoldiging

De algemene vergadering kan aan de commissarissen voor hun werkzaamheden jaarlijks een vergoeding toekennen met inachtneming van het beloningsbeleid dat door de algemene vergadering is vastgesteld.

Auditcommissie

De raad van commissarissen heeft een auditcommissie ingesteld bestaande uit twee leden. De auditcommissie bereidt de besluitvorming van de raad van commissarissen met betrekking tot het toezicht op de integriteit en kwaliteit van de financiële verslaggeving van de vennootschap en op de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen van de vennootschap voor. De auditcommissie is een adviescommissie voor de raad van commissarissen en neemt als zodanig geen verantwoordelijkheden van de raad van commissarissen over.

De auditcommissie voert haar taken uit volgens het reglement zoals dat door de raad van commissarissen is vastgesteld.