Business Operations

Business Operations houdt Seaports 'in control'

Business Operations vervult als ondersteunende en organiserende eenheid een cruciale rol in het opvangen van alle werkzaamheden die voortvloeien uit het uitdijen van de investeringsportefeuille van Groningen Seaports. De business unit verzorgt als het ware de goede smering van het interne raderwerk van Seaports.
In de voorbije jaren heeft Business Operations alle zeilen bij moeten zetten om de toegenomen omvang van activiteiten in goede banen te leiden. Ook de veranderde, meer commerciële werkwijze vroeg daar om. Het bijhouden van het succes vergde in 2010 opnieuw een voortdurende aanpassing. Wat wenst de organisatie? En hoe kan Business Operations bijdragen aan het behalen van die doelen? Het zijn vragen die het bedrijfsdeel zichzelf telkens stelt.
Binnen ieder onderdeel van Business Operations (zie onder) is in het verslagjaar een reeks maatregelen genomen om die aanhoudende groei te faciliteren. Soms waren dat vernieuwingen, in andere gevallen ging het om voortborduren op reeds ingevoerde veranderingen. 

Om te beginnen is de mankracht van Business Operations in 2010 gegroeid. Tevens is de professionaliteit van de werkzaamheden verder versterkt. Veel aandacht is daarbij opnieuw uitgegaan naar de planning- en controlcyclus. Meerdere procedures zijn verbeterd en aangescherpt. Zo heeft het onderdeel Financial Control bijvoorbeeld de bestelprocedure en de wijze waarop creditnota's worden afgewikkeld opnieuw vastgesteld. Doel ervan is de betalingstermijn te bekorten. Nieuwe financieringsinstrumenten, bedoeld om de risico's van de marktgerichte werkwijze beter te beheersen, zijn in 2010 in gebruik genomen of verder doorontwikkeld. Eveneens is in het verslagjaar wederom het financieel model waarmee Seaports werkt, verbeterd en verfijnd. Dit model fungeert als een black box en wordt door het management veelvuldig gebruikt om scenario's mee door te rekenen.

De druk op de organisatie was weliswaar groot maar de maatregelen die zijn getroffen om de groeistuipen op te vangen werpen hun vruchten af. Het beste bewijs daarvan zijn de bevindingen van het onderzoek dat KPMG in het kader van de controle van de jaarrekening heeft gedaan naar de administratieve organisatie en de interne beheersing. In de audit stelt KPMG: “Wij concluderen dat de belangrijkste processen van Groningen Seaports 'in control' zijn. In relatie tot de groei van Groningen Seaports mag tevens worden verwacht dat sprake is van een navenante verbetering van de interne beheersing.”
KPMG heeft zich gericht op de primaire processen zoals terreinuitgifte, projecten, facturering. Seaports zelf heeft een groot aantal van de overige processen en projecten eveneens aan inspectie onderworpen. Ook dat eigen onderzoek laat zien dat de aanpak van Seaports beheerst, gestructureerd en weloverwogen is. Seaports is zich zeer bewust van het belang van een werkwijze volgens een vast en gecontroleerd stramien en blijft er daarom aandacht voor houden. Beheersing en voortgangscontrole van projecten en processen zijn voor de gezondheid van de organisatie en de prestaties van groot belang. Met alle veranderingen en verbetering die Business Operations ook in het verslagjaar heeft doorgevoerd, levert het onderdeel een belangrijke bijdrage aan de slagkracht en het presteren van Groningen Seaports.

De belangrijkste ontwikkelingen voor Business Operations in 2010 per onderdeel op een rij:

Financial Control

  • Wederom volgens planning- en controlcyclus gerapporteerd.
  • Intensief aandacht besteed aan risicomanagement, gericht op inventarisatie en rapportage van risico's.
  • Betalingstermijn is door stringent beleid verder teruggebracht naar dertig dagen maximaal. Leidt tot versterking liquiditeitspositie en lagere rentelasten.
  • Treasurymanagement geïntensiveerd door invoering van kwartaalrapportage. Levert verbetering op in beheersing en planning.

Project Control

  • Verdere verbetering functiescheiding Project Control en Project Administratie. Doel is een verbetering van beheersing van de voortgang van infrastructurele projecten en bouwprojecten.
  • Via workshops en geïntensiveerd overleg hebben de onderdelen Project Control (beheersing projecten) en projectadministratie beter inzicht in elkaars werkzaamheden verkregen. Heeft tot betere afstemming geleid in onder meer bestelprocedures, verplichtingenadminstratie, planning- en controlcyclus en de urenregistratie.
  • Inhaalslag gemaakt in de nacalculatie van projecten. Vijftien grote Seaports-projecten zijn nu financieel afgerond. Norm is nu dat nacalculatie binnen een jaar na voltooiing van een project gereed is. Het bevordert de doelgerichte evaluatie van projecten.
  • Project Control is tevens verantwoordelijk voor subsidiemanagement. In dat kader heeft Seaports een audit screening laten verrichten door PWC naar mogelijke subsidies voor Seaports zelf.
  • Voor 99 procent heeft Project Control gerapporteerd volgens de planning- en controlcyclus.

Facility Services

  • Inrichting en verhuizing van Seaports-servicevestiging Nijlicht in de Eemshaven. Drie Seaports-locaties nu onder één dak. Komt de efficiëntie en coördinatie van de begeleiding van (bouw)activiteiten in de Eemshaven ten goede. In Nijlicht is straks ook ruimte ingericht voor de ontvangst van relaties.
  • Met het oog op het duurzaam inkoopbeleid is een nieuw leaseplan opgesteld.
  • Om de gevolgen van verzelfstandiging voor de dagelijkse praktijk in beeld te brengen is een plan van aanpak gemaakt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan vernieuwing van briefpapier en verkrijgen van licenties voor computerwerkplekken.
  • Start gemaakt met de inrichting van de nieuwe DIV unit, een nieuw organisatieonderdeel separaat van Facility Services, dat alle zaken rond digitale informatievoorziening regelt. Digitalisering van informatie bevordert de toegankelijkheid ervan.
  • De gestegen werkdruk en onderlinge verhoudingen blijven binnen Facility Services een punt van aandacht. Als follow-up van het programma Building Bridges hebben de medewerkers gewerkt aan persoonlijke effectiviteit en teambuilding.

Information Services

  • Wederom is een uptime van 99 procent van het ict-systeem gerealiseerd. Dit geeft de grote bedrijfszekerheid van de ict-infrastructuur weer.
  • Werkwijzen en processen bij Information Services zijn in 2010 verder geprofessionaliseerd door verbetering van sturing en monitoring en een nauwkeuriger meerjarenplanning.
  • Meerdere Service Level Agreements (SLA) afgesloten ter waarborg van de kwaliteit van dienstverlening door ict-leveranciers die door Seaports worden ingeschakeld. Hebben naar behoren gefunctioneerd. Levert besparing van uitgaven op.
  • Integratie gerealiseerd van het formatieplan in de financiële meerjarenraming.
  • Verbetering en actualisering gerealiseerd van de 3D-weergave van het beheersgebied van Seaports.
  • Proces van gronduitgifte is gestroomlijnd en sluit nu beter aan op de hedendaagse werkmethodiek van Seaports.
  • Samenwerking op ict-gebied met de DAL-gemeenten (Delfzijl, Appingedam en Loppersum) geïntensiveerd. Verkennende gesprekken gevoerd over gezamenlijk rekencentrum.
  • De koppeling tussen het NHIS Port Booking System en IVS-90, dat binnenkomende schepen automatisch registreert, is grotendeels gereed, maar helaas nog niet geheel voltooid. Het nieuwe systeem geeft Groningen Seaports en ook andere dienstverleners en overheden in de havens, beschikking over up-to-date en betrouwbare informatie over passerende (binnenvaart)schepen en ladingen.
  • Gebruik van een handboek ict-beheer heeft meer duidelijkheid geschapen over de verdelingen van de rollen van functioneel beheer en applicatiebeheer.

Vooruitblik

Goede controle, planning, beheersing en rapportage blijft een belangrijk aandachtspunt voor Business Operations. In verband met de groei van de organisatie heeft Seaports behoefte aan een uniforme werkwijze voor de primaire processen (terreinuitgifte, projecten en facturering). Seaports gaat deze processen daarom vastleggen in het Handboek GSP Kompas.
Uit de KPMG-audit volgt de aanbeveling een contractenregister op te stellen. Daar wordt een begin mee gemaakt.
Met het oog op de toegankelijkheid van informatie blijft koppeling van bedrijfsinformatiesystemen zoals archief, administratie en het vastgoedinformatiesysteem een speerpunt. Het waarborgt de beschikbaarheid, juistheid en volledigheid van informatie. In het kader van de digitalisering streeft Seaports naar een papierloos kantoor. Dat moet in 2015 een feit zijn. Tenslotte: In 2011 stelt Seaports een Changes Advisory Board in, een werkgroep die alle ict-vernieuwingen en -activiteiten beoordeelt. Dit CAP krijgt een belangrijke stem in beslissingen over ict-projecten.

Wilbert Boneschansker, manager business unit Business Operations

De business unit Business Operations is het faciliteringsloket (het back office) van Groningen Seaports en ondersteunt staf en directie en de commerciële business units van de organisatie. Business Operations is tevens verantwoordelijk voor de bewaking van interne kosten. Het bedrijfsdeel voert de administratie van projecten en rapporteert rechtstreeks aan het managementteam. Business Operations vervult een organiserende rol op de achtergrond en treedt op als financiële waakhond.